【商用英文】掌握基本架構,輕鬆寫出英文郵件!

想要叱吒商場,掌握電子郵件禮儀絕對是可以大大加分的技能之一。但有些細節你可能從未注意到,例如,你知道寫郵件的時間點可能也會影響到整封信的調性嗎?這部影片帶你認識其他眉眉角角,讓你輕鬆寫出商用信件。

除了小細節要注意,最基本的架構當然也不能忽略囉。寫英文信件時,有什麼元素是一定要包括在內,又有什麼架構要遵循呢?本篇專欄告訴你!

英文書信

Greetings 稱呼/問候

寫信時,確認寫信的對象非常重要,在一開始信件的問候就要確實稱呼,才能讓收信人感覺受到尊重喔。最常見的問候就是「Dear + 收信人,」例如:

Dear Mr. Brown / Miss Brown / Mrs. Brown / Ms. Brown

其中 Mr. 是指「先生」,Miss 稱呼「未婚女性」,Mrs. 稱呼「已婚女性」,Ms. 則是用在不確定婚姻狀態的女士身上。

另外如果不確定收信者為何,可以這麼寫:

To Whom It May Concern,(敬啟者)

Reason for Writing 致信原因

接下來可以稍微說明一下,為什麼你會寄這封信,有什麼主要的原因。有一個句型非常萬用:

 I’m writing to…

可以這樣用:

I’m writing to apply for the position of assistant fashion designer.(我寫信來應徵時尚設計師助手的職位。)
I am writing to ask for more details about your new product.(我寫這封信是想取得您的新產品的更多細節資訊。)

Make a Polite Request 有禮地提出需求

商業來往,常常會有需要對方協助,或是要提出需求的時候,掌握以下句型,就可以有禮地說明自己的需求喔:

Could you…

例如:Could you please send me the meeting minutes from our last meeting?(可以請您寄給我上次會議的紀錄嗎?)

Would you mind…

例如:Would you mind scheduling a meeting for me with Mr. Gates tomorrow?(你可以幫我安排明天跟蓋茲先生的會議嗎?)

Would it be possible to…

例如:Would it be possible to get a discount on bulk orders?(大量訂購可以有折扣嗎?)

Attaching Files 附加檔案

信件最後若有附加郵件,也別忘了提醒收件者:

Please see the attached file.(請見附加檔案。)

Please see the following attachment.(請見附加檔案。)

Please find attached the file you requested.(請查收您所需要的檔案。)

Closing 結尾

結尾有很多應用,可以參考我們的除了 Best Regards 你還能這麼用更深入了解喔!

了解架構、看過更多句型應用後,下次就能輕輕鬆鬆寫出英文郵件囉!