成功的Presentation,跟著步驟就對了!

在今日,許多簡報場合都會以投影片軟體輔助,出色的投影片不僅能替報告內容增色不少,也能吸引聽眾的注意,讓理念有效傳達。參考以下幾個簡單的小撇步,人人都能做出吸睛的簡報!

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就像蓋房子一樣,一份優秀的簡報需要有堅固的結構,將各個要點緊密的連接在一起,讓聽眾能循序漸進地吸收。在規劃報告架構時,盡量避免使用科技產品,採用傳統的紙筆,維持 low-tech(低科技)的狀態,更能使精神專注,並 think outside the box(跳脫框架思考),更有創意地思考。

low-tech 是今日的科技生活中發展出來的詞,除了一般用來表示「低技術的、技術簡單的」以外,也能用以形容人不依賴科技產品,例如:Staying low-tech helps her focus.(維持低科技狀態幫助她集中注意力。)

think outside the box 顧名思義,就是在箱子外面思考,引伸出為「跳脫框架」的意思。這個片語的由來十分有趣,在 1970、1980 年代時,管理顧問常挑戰客戶「用一條直線同時畫過九個點(如圖示)」,看似個難題,但其實只要將眼光放遠、不只專注於九個點上,就會發現其實一點也不困難。此後 think outside the box 便被引申為「跳脫框架思考」,廣為使用。

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此外,常有人將所有資訊都塞在同一張投影片,使得聽眾不但無法藉由閱讀投影片獲得資訊,更會因此對報告內容失去興趣。製作投影片時,需要遵循 Less is more(少即是多)的原則,讓每頁投影片只包含一個重要主旨,漸進式地深入主題。

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Less is more 源自於 1885 年的一首詩〈Andrea del Sarto 〉,而後被德國建築師密斯·凡德羅(Ludwig Mies van der Rohe)引用,作為極簡設計的中心思想。凡德羅還有另一句廣為流傳的名言:God is in the detail.(上帝身在細節中),傳達出「細節就是一切」的概念。後來又發展出了 Devil is in the detail.(魔鬼藏在細節裡),表達「最困難的地方就是那些細節」的意思。

像這類的名人 quote(引言)也是吸引聽眾的好素材,但要注意的是,聽眾無法聽著報告又同時閱讀投影片,在發表時要給予聽眾些許時間,才能使引言達到效果。

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最後,與其呈現一大串數字,不如以圖表呈現,更能使聽眾清楚明白者這些數字的意義。英文中 graphchart 在中文裡都是圖表的意思,但個別的功用有些許不同:

graph 是呈現「趨勢」使用的圖表,通常用來顯示一段特定時間內的數據變化。chart 則是呈現整理、分類過後的資訊,做比較分析使用。常見的圖表有:bar graph/chart(柱狀圖)、pie chart(圓餅圖)、line graph/chart(折線圖)。

不管在構思報告、或是製作投影片時,都應時時「心存聽眾」。站在聽眾的角度,思考什麼才是有用的資訊、以怎樣的方式才能有效傳達,如此一來便能打造出優秀的簡報。

影片來源:Wienot Films

【職場英文】掌握五大原則,輕鬆做出吸睛簡報


簡報是傳達訊息最有力的媒介之一,製作簡報也成為現今職場上必備的技能。要如何將理念與簡報結合,達到吸引聽眾、進而傳播的效果,是所有報告者最傷腦筋的任務。簡報專家南西˙度亞堤(Nancy Duarte)提出五大原則,幫助所有迷惘的朋友們製作出最專業、精采的簡報:

1. Treat your audience as king. 把聽眾像國王般對待。

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製作簡報時應站在觀眾的角度思考,思考以下的問題:

What can you do for them? 你可以為他們做些什麼?

Why should they adopt your view? 他們為何要接納你的觀點?

What are the steps they need to follow to take action? 他們需要做什麼來跟進並採取行動?

回答以上問題,滿足聽眾需求,你的簡報自然就具說服力。

2. Spread ideas and move people. 散佈理念並感動人群。

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適當投入個人情緒,聽眾並不是為了閱讀佈滿文字的簡報而來,而是為了報告者而來,並期望得到一些鼓舞人心、帶有特殊見解的資訊。利用圖像或是影片帶入你的感情,並進一步感動聽眾。

3. Help them see what you are saying. 幫助他們「見到」你所說的。

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聽眾有一半是語言思考者,而另一半是圖像思考者。達到圖像及文字間的平衡,就能打動每一位聽眾。找出能夠有效傳達訊息的圖像,盡量以圖片、圖表或示意圖輔佐,將文字量減到最少。特別要注意的是,圖像的處理手法應要一致,避免分散聽眾的注意力。

4. Practice design, not decoration. 運用設計,而不是裝飾。

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避免過於花俏的排版,根據要傳達的訊息設計簡報。舉例來說,若想強調「創新」,試著在幻燈片中只放上「創新」這兩個字,不加任何裝飾;若希望聽眾記住幾個重點,別一次全丟出來,而是一次展示一個;若有張照片能精準傳達你的訊息,就把照片填滿整張幻燈片吧!

5. Cultivate healthy relationships with your slides and your audience. 跟你的幻燈片和聽眾建立良好關係。

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避免過於依賴幻燈片,精簡當中的文字,將要傳達的資訊另外記下來,並不斷練習,盡量不帶稿上台。當你能不受幻燈片拘束,與聽眾面對面自在地傳達訊息,你的報告就成功了!

影片來源:Duarte Inc.